L’Ufal Nationale recherche un.e Gestionnaire administratif.ve (Paris 20e)

Description de la mission

Assurer le suivi administratif et comptable de l’association ainsi que les liens avec les UFAL locales et départementales et les partenaires extérieurs.
Accueil téléphonique et physique
Tâches administratives :
– Courrier papier et mail (entrant et sortant) et diffusion
– Circulation des informations en interne
– Classement informatique et papier, sauvegardes et archivage
– Rédaction des procédures administratives et de prise de décisions
– Réponse aux demandes des administrateurs chargés de commission ou de représentations
– Gestion des produits et des commandes de la Boutique militante
– Intendance du local (fournisseurs, sécurité, courses de fonctionnement)
– Gestion des différentes listes d’envoi numériques et newsletters
– Support de l’édition du magazine UFAL Info

Comptabilité :
– Gestion des achats en lien avec le Trésorier
– Collecte des justificatifs des charges
– Édition de factures de vente de produits et services
– Préparation et suivi des règlements (virements, chèques)
– Enregistrement des recettes et des dépenses des différents comptes sur le logiciel AssoConnect (rapprochements bancaires)
– Préparation et appel à cotisation des UFAL Départementales
– Préparation des éléments de paie sous le contrôle du trésorier
– Enregistrement et dépôt de chèques à la banque
Secrétariat associatif :
– Traitement des adhésions et dons
– Redistribution des adhésions et suivi développement avec le Vice-Président (appels aux UFAL locales et départementales)
– Suivi des instances associatives (BN, CA, AG)
– Organisation des événements UFAL (séminaires, conférences, UPL, etc.)
– Aide à l’élaboration de dossiers de demande d’agrément pour l’UFAL Nationale en lien avec les administrateurs référents
– Enregistrement des documents administratifs sur les sites officiels

Relations avec les UFAL Départementales et Locales :
– Tenue à jour des dossiers administratifs (informatique et papier) des UFAL Départementales et Locales et suivi des évolutions
– Suivi des agréments UDAF
– Phoning pour évènements (UPL, AG.. )

Développement :
– Soutien administratif et matériel aux UFAL en projet
– Soutien administratif et matériel à la création des nouvelles UFAL
– Aide à la création d’affiche, flyer, bulletins d’adhésion si besoin
– Aide à l’utilisation des réseaux sociaux pour les UFAL-D

Relations avec les partenaires extérieurs

Profil recherché

Poste exigeant une forte autonomie de travail, ainsi que de la polyvalence.
Adaptation nécessaire du rythme de travail au niveau d’activité de l’association variable selon les moments de l’année.
Travail en collaboration étroite avec le Président, le Trésorier, le Secrétaire Général.
Travail en équipe avec la salariée chargée de projets et développement.

Diplôme de niveau 5 (anciennement III) au minimum. Être capable de :
– utiliser correctement les outils bureautique et téléphoniques (notamment Office 365, Google Drive et GMail)
– gérer les priorités en fonction de l’importance des enjeux pour l’association
– privilégier la confidentialité des informations traitées en toutes circonstances

Ressources à mobiliser (ou à acquérir)

Savoir :
– connaissance du fonctionnement d’une association employeuse
– connaissance des interlocuteurs institutionnels de la structure
– connaissance des différents profils d’interlocuteurs internes et
externes
Savoir faire :
– maîtrise de la langue française
– rigueur et organisation matérielle et dans le temps
– adaptation des priorités aux enjeux pour la structure
– capacités rédactionnelles
– aisance relationnelle, sens de l’écoute et du dialogue
Savoir être :
– relationnel constructif en interne et en externe
– adaptation aux changements et imprévus
– représentativité positive de la structure auprès des personnes
renseignées et accueillies
– respect de la confidentialité

Moyens mis à disposition

Moyens de l’association
CDI à temps plein
Téléphone, ordinateur, logiciels et matériel de bureau
Formation

Salaire

A partir de 21 840 € brut par an

Avantages

Participation au transport

Titres-restaurants