Assistant-e Administratif-ve au pôle Mobilité des Jeunes et des Acteurs de Jeunesse

Présentation de la structure

L’Agence du Service Civique est l’opérateur unique au service de l’engagement et de la mobilité des jeunes. Constituée sous la forme d’un groupement d’intérêt public (GIP) en 2010, intégrant depuis 2016 l’Agence française Erasmus+ Jeunesse et Sport, elle assure à la fois la mise en œuvre du Service Civique et la déclinaison française du volet Jeunesse & Sport du programme européen Erasmus+.

Le volet Jeunesse et Sport du programme européen Erasmus+ soutient la mobilité européenne des jeunes, dans le cadre d’appels à projets dans le domaine de l’éducation non formelle. Il soutient notamment les échanges de jeunes, des formations des acteurs de jeunesse et des partages de pratiques entre professionnels. Sur le volet « Sport », l’Agence est le point national de contact pour informer les candidats sur les opportunités de financement de projets. Le volet « Jeunesse » du programme Erasmus+ comprend trois « actions clés » :
– mobilités des individus à des fins d’éducation et de formation (échanges de jeunes, service volontaire européen, mobilités des acteurs de jeunesse) – Action Clé 1 ;
– coopération en matière d’innovation et d’échanges de bonnes pratiques : partenariats stratégiques, renforcement des capacités dans le domaine de la jeunesse, activités transnationales de coopération (TCA) – Action Clé 2 ;
– dialogue avec la jeunesse : rencontres entre les jeunes et les décideurs dans le domaine de la jeunesse – Action Clé 3.

Description de la mission

Le Pôle « Mobilité des Jeunes et des travailleurs de jeunesse / sport » assure la validation et le suivi des demandes de subvention des organismes porteurs de projets sur la mobilité des jeunes et des acteurs de jeunesse. Pour bénéficier de ces financements, les organismes produisent des rapports finaux présentant un bilan pédagogique et un bilan financier.

Spécificités du poste / Contraintes :
• Capacité de s’adapter aux contraintes horaires suivant les pics d’activités. Intégrer les calendriers et échéanciers nationaux et ceux de la Commission européenne afin de pouvoir être à la fois dans le bon rythme, à jour des obligations et dans l’anticipation.

Sous la responsabilité de la responsable du pôle « Mobilité des Jeunes et des travailleurs de jeunesse / sport », l’assistant-e administratif-ve assure le traitement de ces rapports finaux. A ce titre, il-elle est plus particulièrement chargé.e des missions suivantes :

Instructions de rapports finaux

  • Assurer le contrôle financier des projets européens :
    • Vérifier la complétude des rapports finaux (factures, états de frais, feuille de présence…),
    • Contrôler l’éligibilité des dépenses justifiées au regard des règles de l’Union européennes et des règles comptables nationales
  • Préparer des relevés des dépenses justifiées et les demandes d’exceptions
  • Préparer des décisions de solde et de recouvrement des projets au regard
  • Renseigner les porteurs de projet (aide et conseil au dépôt des rapports finaux dans Mobility tool) et
  • Relation quotidienne avec les chargé.e.s de mission dans le suivi du portefeuille des projets
  • Scanner, enregistrer et contrôler les documents à intégrer dans l’outil informatique (EPlusLink) ;
  • Alimenter le tableau de suivi.

Tâches courantes
• Contrôle qualité des données saisies dans l’outil de gestion EPlusLink
• Archivage, suivi des demandes et correspondances avec les porteurs de projets
• Rédaction des courriers administratifs

Profil recherché

Connaissances :
– Connaissances financières et comptables (E)
– Connaissances de la bureautique (Word, Excel, Outlook), d’Internet et des réseaux sociaux (M)
– Aisance rédactionnelle en français (M)

  • Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
  • Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
  • Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
  • Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)

Savoir-faire :
– Rigueur et méthodologie
– Savoir rendre compte et alerter sur les difficultés
– Savoir travailler en équipe
– Initiative et autonomie

Expérience requise sur des missions similaires. Une expérience dans les domaines des financements européens et/ou des politiques de jeunesse serait appréciée.

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou aux contractuels