Assistant de département (h/f)

L’association Scouts et Guides de France, mouvement d’éducation populaire reconnu d’utilité publique recrute un ou une Assistante (H-F) pour un CDD de remplacement de congé maternité.

Rattaché(e) au département International, l’assistant (e) de département, sera en lien avec l’ensemble des salariés et des bénévoles du département et pourra fournir un soutien logistique, administratif et financier au département.

Dans ce cadre, vos tâches seront les suivantes :

  • Organiser et gérer les déplacements en mission à l’étranger (séminaire, conférence) pour les salariés, les volontaires et les bénévoles (inscriptions, visa, billets d’avion, ordre de mission, information vaccins…)
  • Etre en soutien administratif au département en traitant en amont les appels téléphoniques, les courriers (postaux et électroniques), suivi des adhésions, en assurant la gestion des fournitures et en fonction des projets : mise en forme des comptes rendus et mise en ligne sur une plateforme, classer et archiver les documents électroniques et papiers.
  • Assurer la coordination, la logistique et l’administratif des évènements (weekend et séminaire) du département (inscriptions des participant.es, relance, paiement, réservation de salles, nourriture…) ;
  • Soutien aux projets cofinancés (OFAJ et AFD) sur la partie financière (vérification et classement des pièces, scan des pièces, suivi des virements,);
  • Soutien à l’accueil des partenaires étrangers en facilitant la venue en France (lettre d’invitation, soutien au visa, gestion de l’appartement SGDF, accueil physique)

Compétences et qualités nécessaires

  • Bonne maîtrise de l’expression orale et rédactionnelle
  • Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda)
  • Rigueur,
  • Capacité d’adaptation, d’organisation, polyvalence
  • Compétences en informatique (maitrise de base du pack office),
  • Discrétion, sens de la confidentialité
  • Travail en équipe
  • Bon relationnel, sens de la hiérarchie

Compétences et qualités appréciées

  • Connaissance du milieu associatif
  • Anglais (lu, écrit)

Profil : Bac +2 ou équivalent, vous justifiez d’expériences dans l’assistanat.
Contrat : CDD remplacement
Statut : agent de maîtrise
Prise de poste : novembre 2018
Rémunération : 22 k€ (annuel brut)
Les + : RTT, Mutuelle, Ticket restaurant

Lieu de travail : Paris (13)